CONTROL DEL EFECTIVO
Comprende toda
una serie de medidas
administrativas, para
que ciertas operaciones sean ejecutadas por dos o más personas,
con el deliberado propósito de evitar errores,
dificultar eventuales manejos dolosos y detectar
las irregularidades a tiempo.
En principio, es relativamente fácil para una sola persona cometer un fraude; pero, cuando tiene que actuar
en conjunto con otra persona,
quien lo controle,
ya es más difícil; haciéndose
más remota la posibilidad, cuanto
mayor es el número de personas involucradas.
Siendo
el efectivo uno de los bienes que se presta más al fraude, por el hecho de servir como instrumento de cambio para la satisfacción de la mayoría de las necesidades, es
indiscutible que atrae, como un imán, las intenciones
dolosas de quienes
se encargan de su manejo y carecen de suficiente
escrúpulo.
De allí
que se haga imperativo tomar todas las medidas posibles, para garantizar su estricto
control.
En general, hay tres principios básicos a observarse,
para lograr el control del efectivo, a saber:
1)
Efectuar TODOS los pagos, a
partir de cierta cuantía, mediante cheques autorizados, revisados y firmados
por personas distintas.
2) Evitar la
manipulación demasiado frecuente y el acceso de muchas personas al efectivo.
3) Que nunca
sean las mismas personas, quienes reciban dinero o efectúen pagos, sean las que
realicen las anotaciones en los libros de Contabilidad.
El CAJERO sólo llevará el libro de "INGRESOS Y
EGRESOS DE CAJA", y conservará
solamente una COPIA de cada comprobante; enviando los originales al
departamento de Contabilidad. Depositará en el banco TODOS los ingresos de
efectivo, INTEGROS, lo antes posible, y mantendrá TODOS sus REGISTROS al día,
en todo momento.
Antes de
finalizar cada jornada diaria, redactará un COMPROBANTE DE DEPOSITO bancario,
por el total de los ingresos de última hora para depositarlos, el día hábil
siguiente.
A fin de hacer más riguroso el control, se puede hacer
una cuenta-puente transitoria de "FONDOS POR DEPOSITAR"; la cual se
debitará con los ingresos diarios, que por cualquier concepto sean recibidos, y
se acreditara con los importes de los depósitos bancarios que se efectúen.
Lógicamente, el saldo de esta cuenta ha de ser siempre CERO o, si acaso, igual
al importe de los últimos ingresos del día; los cuales no hubo tiempo de llevar
al banco a depositar, pero cuya planilla de depósito YA ha sido redactada por
el cajero, por ese mismo monto.
Por último, el cajero no ha de tener ACCESO a la
correspondencia de los clientes y los proveedores de la empresa, ni a los
libros de Contabilidad.
LA CENTRIFUGA O "FILTRACIONES"
Es un tipo de fraude al efectivo, consistente en una
sucesión de robos sistemáticos, los cuales se van tapando unos con otros. Por
ejemplo: Un cajero deshonesto recibe Bs 8OO,oo en pago de una factura y se
apropia del dinero, sin registrar la operación. Posteriormente cobra otra
factura mayor y, con su importe, cubre el fraude anterior y se apropia la
diferencia y así sucesivamente. Tales irregularidades sólo son posibles en
empresas donde no exista un adecuado control interno.
EL ARQUEO DE CAJA
Es una inspección ocular del efectivo, por medio de la
cual se hace un recuento de TODO el dinero, en monedas, billetes y cheques; así
como de los vales y comprobantes en poder del cajero. Luego se compara el total
con el saldo que indiquen los libros de Contabilidad.
En algunas empresas, antiguamente, se acostumbraba
llevar una cuenta de ingresos (o de gastos) eventuales, para las diferencias observadas en los
arqueos de Caja. Hoy día, tal proceder está en desuso. Los faltantes de Caja
tienen que ser aportados por el Cajero, o por la compañía de seguros, si existe
una póliza al efecto.
De igual forma, los sobrantes de los arqueos de Caja
serán pertenencia del Cajero, y por lo tanto, se los apropiará.
En la realidad, los cajeros efectúan, ellos mismos, arqueos
de caja frecuentemente, para estar al
tanto de cualquier anormalidad.
EL EFECTIVO
En principio,
el efectivo estará siempre
conformado por el dinero,
"constante y sonante", y por el "cuasidinero"; es decir, por las cuentas bancarias, y se clasificará como "Activo Circulante", de primero, por ser el más
liquido.
Existe un principio fundamental de "control interno
del Efectivo", que exige que las funciones
del manejo del mismo las realicen personas diferentes de las que
se encargan de su registro.
Este principio debe ser completado con el de la labor,
que ejecuta una persona, sea formalmente verificada y controlada por otra
persona.
A éstas se les llama "Las reglas de oro del
control interno del Efectivo"; absolutamente indispensable en toda
empresa; debido al hecho de que el "Efectivo" es el bien que
más "enemigos" tiene; ya que, por la razón indudable de su "poder liberatorio" de deudas
y compromisos, atrae, como un imán, a
los trabajadores de intenciones "no santas".
En definitiva, los fundamentos del control interno del
efectivo, se pueden resumir en los siguientes principios:
a) Que la
persona que maneje el "Efectivo"; ya sea que cobre, o que pague, NO
tenga acceso a los registros contables del mismo.
b) Y a la inversa, que
quien se encargue de registrar
las operaciones con el "Efectivo", que NO tenga acceso al
dinero.
c) Dividir el
trabajo entre varias personas, a fin de que se pueda descubrir a tiempo
cualquier error, omisión o dolo; y que, para cometer este último tenga que
existir la colusión de varias personas.
d) Que quien cobre, NO sea el mismo que pague.
e) Que todo
dinero, que entre a la empresa, sea en
su totalidad, depositado en su cuenta bancaria.
f) Que todos los
pagos, absolutamente todos, se efectúen
mediante cheques.
f) Que
solamente los pagos menudos sean efectuados en "Efectivo"; pero a
través del "Fondo Fijo de Caja Chica"..
g) Quien
cobre, NO debe ser la misma persona
que emita recibo correspondiente, y debe ser otra
persona, la que efectúe el registro
contable respectivo.
Finalmente,
debe adoptarse la política
de enviar circulares, vía fax o
mail, a los clientes deudores, con sus
respectivos estados de cuenta.
Con un "Control Interno" así, será
necesario que, por lo menos, 3 personas
participen en cualquier
fraude al "Efectivo".
Si la persona, que efectúa los pagos mediante cheques,
NO tiene acceso a los registros contables, le será imposible ocultar cualquier
emisión de cheques NO justificados, sin la colusión de, por lo menos, dos
personas
Sí, además de
todo esto, se exige que los cheques sean firmados por dos personas, la
componenda resultará mucho más difícil; porque, por lo general, solamente
personas de alto nivel suelen firmar cheques en las empresas
Aquí es bueno recordar las exigencias del llamado
"Sistema de Comprobantes"; en el cual el cheque lo emite una persona,
teniendo al frente y como respaldo, todo un legajo de comprobantes, debidamente
aprobados, para justificar el pago; y, todos estos papeles pasan a formar un
verdadero expediente, que justifica el caso.
Otro aspecto ineludible es el de que cada cuenta
bancaria deberá ser registrada en una cuenta de Mayor diferente: Una para cada
banco; y, no solamente así, sino que también sea una para cada tipo de cuenta, aunque
sea en el mismo banco.
Por ejemplo, si tenemos una cuenta corriente, y una
cuenta de "Activos Líquidos" en el Banco MERCANTIL"; habrá que
abrirle una cuenta, debidamente
codificada a cada una de
estas inversiones, a fin de poder
controlarlas por separado a cada una de
ellas.
Cabe aclararse aquí, que los gastos pagados por
"Caja Chica" NO se registran en la Contabilidad, en el mismo momento
del pago, sino cuando se repone el fondo fijo de dicha "Caja Chica".
De esta forma, todos los pagos menudos e irrisorios,
se contabilizan en un solo asiento y, en verdad, se pagan mediante un solo
cheque.
