martes, 11 de septiembre de 2012

CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO



CONTROL DEL EFECTIVO


Comprende  toda una serie de medidas  administrativas, para que ciertas operaciones sean ejecutadas por dos o más personas, con el deliberado  propósito de evitar errores, dificultar eventuales manejos dolosos y detectar las irregularidades a tiempo.

En principio,  es relativamente fácil para una sola persona cometer un fraude; pero, cuando tiene que actuar en conjunto con otra persona, quien lo controle, ya es más difícil; haciéndose más remota la posibilidad, cuanto mayor es el número de personas involucradas.

Siendo  el efectivo  uno de los bienes  que se presta más al fraude, por el hecho de servir como instrumento  de cambio  para la satisfacción  de la mayoría de las necesidades, es indiscutible que atrae, como un imán, las intenciones  dolosas de quienes  se encargan  de su manejo  y carecen  de suficiente  escrúpulo.  De allí que se haga imperativo tomar todas las medidas posibles, para garantizar su estricto control.

En general, hay tres principios básicos a observarse, para lograr el control del efectivo, a saber:

1)  Efectuar  TODOS los pagos, a partir de cierta cuantía, mediante cheques autorizados, revisados y firmados por personas distintas.

2)   Evitar la manipulación demasiado frecuente y el acceso de muchas personas al efectivo.

3)   Que nunca sean las mismas personas, quienes reciban dinero o efectúen pagos, sean las que realicen las anotaciones en los libros de Contabilidad.

El CAJERO sólo llevará el libro de "INGRESOS Y EGRESOS DE CAJA",  y conservará solamente una COPIA de cada comprobante; enviando los originales al departamento de Contabilidad. Depositará en el banco TODOS los ingresos de efectivo, INTEGROS, lo antes posible, y mantendrá TODOS sus REGISTROS al día, en todo momento.

Antes  de finalizar cada jornada diaria, redactará un COMPROBANTE DE DEPOSITO bancario, por el total de los ingresos de última hora para depositarlos, el día hábil siguiente.

A fin de hacer más riguroso el control, se puede hacer una cuenta-puente transitoria de "FONDOS POR DEPOSITAR"; la cual se debitará con los ingresos diarios, que por cualquier concepto sean recibidos, y se acreditara con los importes de los depósitos bancarios que se efectúen. Lógicamente, el saldo de esta cuenta ha de ser siempre CERO o, si acaso, igual al importe de los últimos ingresos del día; los cuales no hubo tiempo de llevar al banco a depositar, pero cuya planilla de depósito YA ha sido redactada por el cajero, por ese mismo monto.

Por último, el cajero no ha de tener ACCESO a la correspondencia de los clientes y los proveedores de la empresa, ni a los libros de Contabilidad.

LA CENTRIFUGA O "FILTRACIONES"

Es un tipo de fraude al efectivo, consistente en una sucesión de robos sistemáticos, los cuales se van tapando unos con otros. Por ejemplo: Un cajero deshonesto recibe Bs 8OO,oo en pago de una factura y se apropia del dinero, sin registrar la operación. Posteriormente cobra otra factura mayor y, con su importe, cubre el fraude anterior y se apropia la diferencia y así sucesivamente. Tales irregularidades sólo son posibles en empresas donde no exista un adecuado control interno.

EL ARQUEO DE CAJA

Es una inspección ocular del efectivo, por medio de la cual se hace un recuento de TODO el dinero, en monedas, billetes y cheques; así como de los vales y comprobantes en poder del cajero. Luego se compara el total con el saldo que indiquen los libros de Contabilidad.

En algunas empresas, antiguamente, se acostumbraba llevar una cuenta de ingresos (o de gastos) eventuales,  para las diferencias observadas en los arqueos de Caja. Hoy día, tal proceder está en desuso. Los faltantes de Caja tienen que ser aportados por el Cajero, o por la compañía de seguros, si existe una póliza al efecto.

De igual forma, los sobrantes de los arqueos de Caja serán pertenencia del Cajero, y por lo tanto, se los apropiará.

En la realidad, los cajeros efectúan, ellos mismos, arqueos de caja frecuentemente, para estar  al tanto de cualquier anormalidad.


EL EFECTIVO

En principio,  el efectivo  estará  siempre  conformado  por el dinero, "constante y sonante", y por el "cuasidinero";  es decir, por las cuentas bancarias,  y se clasificará  como "Activo  Circulante", de primero, por ser el más liquido.


Existe un principio fundamental de "control interno del Efectivo", que exige que las funciones  del manejo  del mismo  las realicen personas diferentes de las que se encargan  de su registro.

Este principio debe ser completado con el de la labor, que ejecuta una persona, sea formalmente verificada y controlada por otra persona.

A éstas se les llama "Las reglas de oro del control interno del Efectivo"; absolutamente indispensable en toda empresa; debido al hecho  de que  el "Efectivo" es el bien  que  más "enemigos" tiene; ya que, por la razón indudable  de su "poder liberatorio" de deudas y compromisos,  atrae, como un imán, a los trabajadores de intenciones "no santas".

En definitiva, los fundamentos del control interno del efectivo, se pueden resumir en los siguientes principios:

a)   Que la persona que maneje el "Efectivo"; ya sea que cobre, o que pague, NO tenga acceso a los registros contables del mismo.

b)    Y a la inversa,  que  quien  se encargue  de registrar  las operaciones con el "Efectivo", que NO tenga acceso al dinero.

c)   Dividir el trabajo  entre varias personas,  a fin de que se pueda descubrir a tiempo cualquier error, omisión o dolo; y que, para cometer este último tenga que existir la colusión de varias personas.

d) Que quien cobre, NO sea el mismo que pague.

e)   Que todo dinero,  que entre a la empresa, sea en su totalidad, depositado en su cuenta bancaria.

f)   Que todos los pagos, absolutamente  todos, se efectúen mediante cheques.

f)    Que solamente los pagos menudos sean efectuados en "Efectivo"; pero a través del "Fondo Fijo de Caja Chica"..

g)   Quien cobre, NO debe ser la misma persona  que  emita recibo  correspondiente, y debe ser otra persona,  la que efectúe el registro contable respectivo.

Finalmente,  debe  adoptarse  la política  de enviar  circulares, vía fax o mail, a los clientes deudores,  con sus respectivos  estados  de cuenta.

Con  un  "Control Interno" así, será necesario que, por  lo menos, 3 personas participen  en  cualquier  fraude  al "Efectivo".

Si la persona, que efectúa los pagos mediante cheques, NO tiene acceso a los registros contables, le será imposible ocultar cualquier emisión de cheques NO justificados, sin la colusión de, por lo menos, dos personas

Sí,  además de todo esto, se exige que los cheques sean firmados por dos personas, la componenda resultará mucho más difícil; porque, por lo general, solamente personas de alto nivel suelen firmar cheques en las empresas

Aquí es bueno recordar las exigencias del llamado "Sistema de Comprobantes"; en el cual el cheque lo emite una persona, teniendo al frente y como respaldo, todo un legajo de comprobantes, debidamente aprobados, para justificar el pago; y, todos estos papeles pasan a formar un verdadero expediente, que justifica el caso.

Otro aspecto ineludible es el de que cada cuenta bancaria deberá ser registrada en una cuenta de Mayor diferente: Una para cada banco; y, no solamente así, sino que también sea una para cada tipo de cuenta, aunque sea en el mismo banco.

Por ejemplo, si tenemos una cuenta corriente, y una cuenta de "Activos Líquidos" en el Banco MERCANTIL"; habrá que abrirle una cuenta,  debidamente codificada a cada  una  de  estas inversiones,  a fin de poder controlarlas  por separado a cada una de ellas.

Cabe aclararse aquí, que los gastos pagados por "Caja Chica" NO se registran en la Contabilidad, en el mismo momento del pago, sino cuando se repone el fondo fijo de dicha "Caja Chica".

De esta forma, todos los pagos menudos e irrisorios, se contabilizan  en un solo asiento  y, en verdad, se pagan mediante un solo cheque.


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